2022年の電子帳簿保存法改正への対応として、AI-OCRとRPAを利用して電子取引の証憑を効率的に格納する仕組みを構築
事例紹介Works
【事例紹介】
電子帳簿保存法対応支援プロジェクト
システム導入・DX推進
プロジェクト課題、背景
2022年の電子帳簿保存法改正で、電子取引に係る証憑ファイルを格納する必要が発生しました。格納にあたっては、取引年月日、勘定科目、取引金額など、その帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できることが求められます。
基幹システムやワークフローシステムを改修し、日々の処理の中で証憑ファイルが自動的に格納される仕組みを構築することがベストですが、それには相応の費用も期間も必要なため、クライアントは次期基幹システム構築までの暫定措置として、簡易なITソリューションを利用した仕組みの構築をクロスフィールドに依頼しました。
提案、進め方
- 処理パターンの整理
電子取引で発生する証憑ファイルの授受のパターン（EDI、メール、FAX、取引先webシステムなど）を整理し、授受パターンごとにファイル保管の業務プロセスを定義しました。 - 自動化対象範囲の検討
様々なITソリューションの適用可否を踏まえた上で、処理パターンごとに、ファイル格納の一連のプロセスのうちどこを自動化できるか検討しました。 - ファイル格納の仕組み構築
RPAを用いて処理パターンごとにロボットを構築し、所定のフォルダに証憑ファイルが格納される仕組みを構築しました。 - 検索条件を読み取り、設定する仕組み構築
所定のフォルダに格納された証憑ファイルをAI-OCRを用いて読み取り、読み取った結果を検索条件として文書管理システムに登録する仕組み（登録処理もRPAで自動化）を構築しました。
効果
- 法改正への早期対応
- 2022年の電子帳簿保存法改正については、厳格適用までに2年の猶予が設けられましたが、クライアントは当初予定していた通り2022年1月から法改正に対応することができました。
- システム改修費用の抑制
- 既存の基幹システム、ワークフローシステムを改修することなく、安価なITソリューションの導入で電子帳簿保存法改正への対応を可能とし、無駄なIT投資を回避することができました。