文書管理システム導入支援プロジェクト | 株式会社クロスフィールド

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【事例紹介】

文書管理システム導入支援プロジェクト

システム導入・DX推進

事例の概要

文書管理の基本方針や運用ルールを策定し、それに基づく文書管理システムの導入を実施

プロジェクト課題、背景

親会社から分社化し事業拡大を急速に進める中で、会社としての基盤整備・拡充が強く求められていました。その中でも各種営業情報や各プラントの運転情報が適切に蓄積・管理されておらず、全社的に情報の有効活用を図るため、基幹システムとの連携も視野に入れて文書管理システム導入を行いました。

提案、進め方

  • 現状調査
    社内にどのような文書があるのか調査し、その文書特性(機密性、利用頻度、保存期間、等)を整理しました。
  • 文書管理基本方針策定
    クライアント企業における文書管理に求められる基本要件(仕分ルール定義、保存ルール定義、利用性・完全性の確保、気密性の確保、保護と復旧手段の確保、基幹システム連携要否、等)を明確にし、現状社内で取り扱っている文書特性を考慮して、企業にとって遵守可能な文書管理基本方針を策定しました。
  • 文書管理運用ルール策定
    文書の格納方法、ファイルの命名規則、格納フォルダ構成、等、具体的な運用ルール
    を策定しました。
  • 文書管理システム導入
    文書管理基本方針(≒基本要件)をもとに、文書管理システムの要件定義を実施しました。
    基幹システムと連携が必要な文書については、連携の流れ(基幹システム→文書管理 or 文書管理→基幹システム)、具体的な連携方法・頻度、連携後の文書取扱い、等を確認しました。
    文書管理システムへ移行する対象を再整理し、移行手順と移行担当者を明確に定義しました。
    運用テストで運用ルールの実現性を評価し、システム仕様上、遵守が難しいルールについては見直しを実施しました。

効果

有用な情報の整理
文書管理システム導入をきっかけに膨大に存在していた社内文書の棚卸と文書特性の整理を実施したことで、会社として有用な情報は何なのかを認識することに繋がりました。
文書の簡易検索
文書管理システム導入により、文書に検索キー(タグ、属性)を保持することで、動的なフォルダツリー表示が可能となり文書の簡易検索に繋がりました。