受発注業務へのRPA導入プロジェクト | 株式会社クロスフィールド

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【事例紹介】

受発注業務へのRPA導入プロジェクト

システム導入

事例の概要

売先からの受注情報を社外のwebシステムからダウンロードし、自社のコード体系に変換の上、発注データとして買先へ送信する

プロジェクト課題、背景

近年、取引先が提供するwebサイトから情報を取得し、それをもとに受発注や売買の情報を自社システムに入力する業務が増えています。
これらの業務効率を向上させるべく業務のシステム化を検討しましたが、サイトごとにオペレーションや出力データのフォーマットが異なっているため業務の標準化が難しく、取引先毎にシステム化した場合は費用対効果が出ないため、RPAによる業務の自動化を試みることになりました。

提案、進め方

  • RPAの特性を生かし、全ての取引をいっぺんに自動化するのではなく、取引量が多く、RPAとの親和性が高いサイトを利用する業務から順に自動化する方針をとりました。
    1業務に対するRPA開発のプロセスは以下の通りです(①~④のステップを約1週間で実施)。
    ① 業務ヒアリング:業務担当者から業務の流れとPCオペレーション、判断ロジックを聞き取り、整理する。
    ② プロトタイプ作成:ヒアリング結果をもとにプロトタイプとなるロボットを設計・開発する。
    ③ 業務テスト・最終化:プロトタイプの動作を業務担当者に確認してもらうと同時に、本稼働に向けて追加ヒアリングを実施し、結果をロボットに反映する。
    ④ 本稼働:ロボットを実行環境に移行し、スケジュール起動するように設定。

    結果、完成した順に稼働を開始し、その実績を他の部署に広報することによって新たな開発案件を募る、というサイクルが生まれ、継続的にRPAの開発案件が生まれる環境がクライアント内に確立しました。
    今後はAI-OCRを導入することで、webサイトだけでなく、FAX受信した紙媒体の情報をインプットデータとするRPAの開発に取り組む方針です。

効果

工数削減効果
1業務につき1週間の開発工数(40h)で、年間80h~100h程度の工数削減効果を得ています。
自社システムにデータを投入する部分や、自社コードに変換する部分については、業務毎に個別にロボットを開発する必要が無いため、今後は更に費用対効果が向上する見込みです。
また、運用、保守を内製化することにより、RPAのランニングコストを低く抑える工夫を行っています。
その他の効果
工数削減効果だけでなく、以下のような効果がありました。
・交代制で実施している業務について実施忘れを防ぐ効果や、1回に多数のデータを処理する際の処理漏れを防止する効果
・長い間同じ作業を繰り返すことによって生じるデータの入力ミスなどのヒューマンエラーの発生を防止する効果
・業務サイクルの短縮化